Como o WMS pode transformar a gestão do seu armazém

A organização realmente é a principal e mais importante ferramenta que deve estar presente no dia a dia das empresas. Quando não há organização, há perda de dinheiro, mão de obra, matérias-primas e de prazos. O armazém, com certeza, muda completamente a empresa quando deixa de ser desorganizado.

Atualmente, muitos armazéns ainda contam com programas de excel e a memória de seus funcionários para atender as necessidades diárias. Apesar dessas ferramentas serem boas, ainda são muito limitadas e podem falhar, principalmente quando falamos da memória. 

Para otimizar o atendimento das demandas e mantê-las em ordem, os armazéns podem contar com uma ótima opção: o WMS. Disponível no mercado, o software auxilia empresas no gerenciamento e controle das operações diárias de depósitos. Entenda mais sobre o WMS no artigo abaixo. 

O que é WMS?

Vindo do inglês, a sigla WMS quer dizer Warehouse Management System. Quando traduzida para o português, a sigla ganha o significado de: “Sistema de Gestão de Armazéns”. Com o objetivo de organização, esse software faz diversas funções dentro do armazém para proporcionar um gerenciamento inteligente. 

Esse software é capaz de controlar a alocação de recursos e de mão de obra, e de sugerir a melhor maneira de armazenar produtos e materiais, identificando locais de fácil acesso para itens de alto giro e locais mais afastados para itens de baixo giro, otimizando a distância percorrida pelo operador com trajetos mais curtos, reduzindo tempo de movimentação.

Como o software funciona?

Depois que o módulo WMS é disponibilizado, um usuário deve inserir as informações mais importantes da empresa, como por exemplo, os itens que serão controlados, qual o tipo de controle será necessário, separação de estoque por FIFO ou LIFO, se existe a necessidade de controle de lote, saldo do inventário, como é o layout do armazém, identificando áreas de recebimento, inspeção, armazenagem, produção, expedição e quais são as posições de armazenamento. Conheça os principais benefícios do WMS.

Principais benefícios do WMS

1. Agilidade na separação de materiais: o WMS permite uma separação rápida e eficiente dos materiais, o que é crucial para manter a produtividade e atender às demandas dos clientes;
2. Melhor aproveitamento do espaço do armazém: com o WMS, é possível otimizar o uso do espaço disponível, evitando que o armazém se torne desorganizado e ineficiente;
3. Prevenção de acidentes: as tarefas de separação e armazenagem podem ser geradas para o operador que trabalha com o equipamento correto para o tipo de movimento, como por exemplo, alocações muito altas que só determinada empilhadeira alcança, movimentação de pallets muito pesados que apenas determinados equipamentos podem movimentar, segregação de materiais químicos e perigosos para áreas pré-determinadas e pessoas devidamente treinadas para o manuseio do material;
4. Controle de inventário: o WMS fornece informações precisas sobre o que está armazenado e onde, facilitando o controle do inventário e a realização de auditorias;
5. Rastreabilidade: o sistema permite rastrear a movimentação dos produtos dentro do armazém, o que é essencial para a gestão eficaz e para atender a regulamentações específicas;
6. Eficiência operacional: com o WMS, as tarefas de armazenagem e separação de materiais são geradas automaticamente, à medida que elas são concluídas é possível obter dados de utilização de recurso de mão-de-obra e eficiência dos operadores, sendo possível identificar o tempo que uma tarefa demora para ser finalizada e qual o operador está realizando a tarefa.
7. Útil em qualquer período: o software é capaz de gerar tarefas para reorganizar o armazém durante períodos de menor movimento.

Implementação do WMS na empresa

Assim como intuitivo, o WMS também é um programa complexo e cheio de camadas. Por isso, para usá-lo em sua empresa é necessário que todos os seus funcionários passem por um treinamento, antes do programa ser instalado. 

Indicado para quais empresas? 

O sistema é adequado para empresas de armazenamento de diferentes tamanhos e complexidades, desde armazéns grandes, médios ou pequenos, e até mesmo para operações não complexas de produção. Ele fornece instruções detalhadas sobre onde armazenar itens e que tipo de equipamento usar para movimentá-los, como empilhadeiras ou paleteira manual.

“Não há uma quantidade mínima específica para valer a pena ter o programa, mas quanto mais itens a controlar, mais recomendado é o uso de uma ferramenta como o WMS”, explica Carlos Zambelli, QAD Certified Professional da Vockan.

Maiores desafios enfrentados pelas empresas 

1. Adaptação dos usuários: a mudança na filosofia de trabalho e a adaptação ao uso de novas ferramentas, como coletores de dados, podem ser desafiadoras para os operadores que estão acostumados a métodos mais tradicionais;
2. Treinamento: é necessário um treinamento adequado para os operadores e administradores da ferramenta, para garantir que todos estejam familiarizados com o sistema e possam utilizá-lo eficientemente;
3. Estrutura de rede: a implementação de um WMS pode exigir uma infraestrutura de rede robusta para garantir que não haja áreas sem cobertura, o que poderia interromper o funcionamento dos coletores de dados;
4. Envolvimento do usuário: o sucesso da implementação depende fortemente do envolvimento dos usuários finais no processo, desde o mapeamento das necessidades até a operação diária do sistema;
5. Mapeamento correto: um mapeamento preciso das operações e do layout do armazém é crucial para evitar problemas durante a implementação do WMS;
6. Testes: realizar um teste abrangente e testes de estresse são importantes para identificar e corrigir problemas antes da implementação completa;
7. Falta de envolvimento dos usuários: é crucial que os funcionários estejam envolvidos no processo desde o início. Um mapeamento incorreto das necessidades e processos pode levar a problemas significativos quando o sistema estiver em operação.
8. Conhecimento insuficiente da empresa: é essencial conhecer bem a empresa e realizar um mapeamento de movimentação de material correto para configurar o WMS de acordo com as necessidades específicas da operação.

Quando o WMS deve ser implantado?

O WMS deve ser implantado quando a empresa buscar melhorar a eficiência operacional do armazém, otimizar o uso do espaço, aumentar a segurança e quiser ter um controle mais preciso do inventário. Esse software é ideal para empresas que têm um volume significativo de itens para gerenciar e que desejam modernizar suas operações de armazenagem. 

O sistema é particularmente útil para empresas que enfrentam desafios com a gestão de armazéns e desejam implementar uma filosofia de trabalho que integre tecnologia para melhorar a alocação de recursos e de mão de obra.

Papel da análise de dados no WMS

A análise de dados desempenha um papel muito importante no WMS. É através dela que a empresa consegue ter uma visão clara da movimentação de estoque e da utilização dos recursos do depósito, ajudando a dimensionar a capacidade e a eficiência do uso dos recursos.

Com o histórico de dados, é possível entender como os recursos estão sendo utilizados e identificar padrões de trabalho, o que é essencial para a gestão eficiente do armazém. A análise de dados pode apontar, por exemplo, para a necessidade de compra de equipamentos específicos em momentos de movimentação característica, sugerindo mudanças que podem aumentar a eficiência das operações.

Além disso, a análise de dados contribui para a rastreabilidade das movimentações, garantindo maior precisão no controle de inventário e na segurança das operações.

Integração do WMS com outras tecnologias

O WMS pode ser integrado facilmente com outras tecnologias como coletores, aplicativos, dispositivos móveis. Essa integração facilita a operação e torna a interface mais amigável. 

Além disso, quando ocorre uma integração entre o WMS e sistemas de automação, como robôs e drones, é possível enviar comandos para que esses dispositivos realizem tarefas de separação e movimentação de materiais. Em resumo, essas integrações permitem que o WMS funcione de maneira mais eficiente.

Quais são os problemas que ele resolve?

1. Controle de Recursos: o WMS ajuda a gerenciar recursos, mão de obra e disponibilidade de espaço para armazenar produtos, garantindo que materiais de giro rápido estejam acessíveis e os de baixo giro em áreas mais afastadas;
2. Gerenciamento de Estoque: o sistema gerencia a localização dos itens e o que está disponível no estoque e aumento da eficiência na separação de materiais otimizando rotas;
3. Otimização do Espaço: pode sugerir reorganizações do armazém durante períodos de menor movimentação, otimizando o espaço e preparando para ciclos de maior volume;
4. Pontos de Reabastecimento: gera tarefas automaticamente para reabastecer áreas que trabalham com estoque mínimo e máximo, como kanban;
5. Regras de negócio: Algoritmos de armazenagem e separação para atender a característica de itens e de necessidades de Clientes, como padrões de embalagem, separação de componente de determinado fornecedor para determinado produto de Cliente etc.

Futuro do WMS

De acordo com Carlos, o futuro do WMS parece estar fortemente ligado à automação e à robótica. “O WMS continuará a evoluir com algoritmos para integrar-se com tecnologias avançadas, como drones e robôs, que podem realizar tarefas de separação e movimentação de materiais de forma autônoma. A segurança é um aspecto importante que será aprimorado com a automação, reduzindo os riscos de acidentes no ambiente de trabalho”, explica o QAD Certified Professional da Vockan.

Carlos completa explicando que a tendência é que os armazéns se tornem cada vez mais automatizados, com menos intervenção humana nas operações básicas, e que o WMS seja uma peça central nesse processo, gerenciando e otimizando as tarefas realizadas por essas tecnologias.

WMS é um ERP?

Será que o WMS é um ERP? Não! O WMS (Warehouse Management System) não é um ERP (Enterprise Resource Planning), mas pode ser considerado como um complemento ou um módulo especializado dentro de um sistema ERP. O ERP é um sistema mais amplo que integra diversas funções de uma empresa, incluindo finanças, contabilidade, recursos humanos, compras e logística. 

“O WMS é focado especificamente na gestão e otimização das operações de um armazém ou centro de distribuição, como o controle de estoque, a movimentação de materiais e a otimização do espaço de armazenamento. O WMS pode ser integrado a um ERP para melhorar a eficiência das operações de armazenamento, fornecendo funcionalidades avançadas que não estão presentes no módulo de estoque padrão de um ERP”, explica Carlos. Conheça mais sobre o ERP QAD BR+ da Vockan no nosso site.