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A maioria dos fabricantes, quando perguntados sobre o plano para seus ERPs envelhecidos, optam por manter o status quo em vez de avançar para uma nova solução. O medo de uma mudança complexa faz com que muitas empresas adiem essa decisão essencial.
Infelizmente, adiar a substituição de um sistema ERP resulta em uma cascata de problemas que se acumulam com o tempo, prejudicando tanto a eficiência a curto prazo quanto a posição estratégica a longo prazo. As empresas devem considerar a substituição de seus ERPs assim que a necessidade se tornar clara, garantindo que permaneçam competitivas, em conformidade e preparadas para suportar crescimento e inovação.
Este artigo revela como mitigar os riscos associados à compra e implementação de um novo ERP por meio de planejamento cuidadoso, decisões estratégicas e gestão de projetos eficaz. Com essas estratégias, os líderes empresariais podem evitar os obstáculos mais comuns e garantir o sucesso do projeto de ERP.
Risco #1 – Disrupção dos Negócios
A substituição de um ERP pode causar grandes interrupções nas operações em andamento de uma empresa. O medo de inatividade, perda de produtividade e caos operacional durante a transição é compreensível.
Para mitigar esse risco, a substituição deve ser realizada em fases, em vez de toda de uma vez. A implementação gradual, começando com funções menos críticas, permite ajustes antes de atingir os processos mais essenciais. Um planejamento detalhado com a equipe de implementação, antes do início do projeto, mantém todos alinhados com os marcos. Além disso, planos de contingência devem ser preparados para lidar com possíveis imprevistos.
Em muitos casos, o novo ERP pode ser executado em paralelo com o sistema legado durante um período de transição, permitindo que os usuários se familiarizem com o novo software enquanto mantêm a continuidade operacional. Esse período de coexistência geralmente inclui treinamento intensivo, garantindo que os funcionários estejam prontos para adotar o novo sistema sem interrupções significativas no primeiro dia de operação total.
Risco #2 – Complexidade e Riscos Durante a Implementação
Os projetos de ERP podem ser complexos e trazer riscos de falha. Atrasos no lançamento são frequentes, causados por desafios de gerenciamento de projetos, problemas de integração e dificuldades na migração de dados.
Para reduzir esses atrasos, é fundamental montar equipes de projeto experientes em implementações de ERP, especialmente em ambientes de manufatura. Se essa experiência não estiver disponível internamente, consultores externos podem ser contratados. Esses especialistas trazem conhecimento profundo de melhores práticas de ERP e metodologias de projeto, resultando em uma implementação bem-sucedida e dentro do prazo.
A realização de revisões regulares de progresso mantém o projeto no rumo certo. Isso permite à equipe de implementação identificar riscos e problemas e ajustar o planejamento conforme necessário. Testes-piloto em departamentos ou áreas específicas são uma ótima maneira de identificar e resolver problemas antes da ativação completa.
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Risco #3 – Dependência de Sistemas Antigos
Algumas empresas resistem à substituição de ERPs altamente customizados por temerem que os novos sistemas não reproduzam certas funcionalidades únicas ou que o desempenho dessas funcionalidades seja inferior. No entanto, esses receios são geralmente infundados e não devem impedir uma empresa de seguir em frente com uma solução moderna.
Para mitigar esse risco, é essencial realizar um inventário completo do sistema legado, documentando todas as customizações, integrações e dependências. É importante mapear como o sistema atual auxilia em processos críticos e quais funcionalidades precisarão ser transferidas para o novo ERP. Esse inventário serve como uma base sólida para a nova implementação e ajuda a garantir que as necessidades específicas da empresa sejam atendidas.
Além disso, esse é um ótimo momento para planejar a migração de dados. A transição para um novo ERP oferece uma oportunidade única para eliminar redundâncias e corrigir erros nos dados existentes, resultando em uma base de dados mais limpa e eficiente.
Envolver stakeholders de todos os departamentos durante essa fase garante que o novo ERP atenda a todas as necessidades da organização. A criação de programas de treinamento abrangentes é fundamental para garantir a adaptação dos colaboradores ao novo sistema. Manter documentação detalhada sobre o sistema legado também ajuda a solucionar problemas que possam surgir durante a transição.
Risco #4 – Questões Regulamentares e de Conformidade
Para fabricantes em setores como automotivo e ciências da vida, garantir que um novo ERP atenda aos requisitos regulatórios é crucial. Muitas empresas adiam a substituição de ERPs até terem certeza de que o novo sistema será totalmente compatível com as regulamentações aplicáveis.
Selecionar um fornecedor de ERP com experiência comprovada em seu setor é essencial. Por exemplo, fabricantes automotivos consideram normas como IATF 16949 e ISO/TS 16949 durante suas avaliações. Para empresas de ciências da vida, regulamentações como ISO 13485 são essenciais. Caso haja dúvidas, a contratação de consultores especializados em conformidade pode assegurar que o ERP escolhido suportará as exigências regulatórias.
Durante a migração, é fundamental seguir protocolos rigorosos para garantir que os dados transferidos estejam completos, precisos e em conformidade. Além disso, medidas de cibersegurança exigidas pelos órgãos reguladores devem ser incorporadas. A atualização com as leis e padrões de cibersegurança atuais protege a empresa contra responsabilidades e perdas.
Testes abrangentes são necessários para garantir que o novo ERP cumpra todos os requisitos regulatórios. Isso inclui testes de aceitação de usuários (UAT), que simulam cenários de conformidade. O sistema deve ser capaz de fornecer trilhas de auditoria detalhadas, rastreando atividades de usuários e alterações no sistema para atender às exigências regulatórias.
Risco #5 – Altos Custos e Incerteza de ROI
O custo de substituir um ERP é uma preocupação comum. O projeto inclui software, hardware e serviços, e os custos devem ser cuidadosamente estabelecidos para evitar estouros de orçamento.
Uma avaliação detalhada das necessidades da empresa pode ajudar a eliminar funções e módulos não essenciais, reduzindo os custos totais. Um orçamento realista que inclua todos os possíveis gastos ajuda a evitar surpresas. Além disso, definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) que monitorem o impacto do ERP atual em termos de perdas financeiras e eficiência operacional pode evidenciar o valor de uma substituição.
Os ERPs baseados em nuvem são uma opção atraente, pois oferecem custos iniciais mais baixos, atualizações contínuas e modelos de pagamento por assinatura, que distribuem os custos ao longo do tempo. Minimizar as personalizações no novo ERP também ajuda a reduzir custos e complexidade, mantendo o foco nas operações essenciais da empresa.
Trabalhar de perto com o fornecedor de ERP é fundamental. Muitos fornecedores oferecem suporte robusto durante e após a implementação, o que facilita a transição. Além disso, explorar opções de financiamento, como empréstimos ou subsídios, pode ajudar a viabilizar o investimento no novo sistema.
Por que Você Deve Corrigir o que “Não Está Quebrado”
A migração para um novo ERP pode parecer desnecessária se o sistema atual ainda estiver funcionando, mas a verdade é que os sistemas legados frequentemente escondem ineficiências que prejudicam o crescimento e a inovação. Seguindo essas estratégias de mitigação de riscos, as empresas podem superar o medo de substituir seus ERPs e se preparar com uma solução moderna, segura e pronta para gerar retorno sobre o investimento rapidamente.
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