Método Kanban: Como Funciona, Benefícios e Aplicações

Você procura um método para organizar o fluxo de trabalho de uma forma visual, que consiga mostrar as tarefas de todos os funcionários sendo feitas em tempo real e a evolução dos projetos? O Kanban pode te ajudar. 

Mas quando esse método surgiu, quais são as principais vantagens e como exatamente ele funciona? Entenda mais. 

Origem do Kanban: De Taiichi Ohno à Atualidade

Em uma tradução literal do japonês, Kanban quer dizer cartão. O sistema foi criado por Taiichi Ohno em 1940 dentro do Sistema Toyota de Produção. Originalmente, o sistema de organização da empresa era um cartão que sinalizava a conclusão do processo produtivo, “puxando” as novas demandas para a produção mais eficiente e reduzindo desperdícios.  

Com o tempo, o Kanban começou a se espalhar pelo mundo, incluindo os Estados Unidos, onde recebeu contribuições significativas para seu aprimoramento. Os conceitos que foram introduzidos ajudaram a construir um sistema que passou a reduzir custos e eliminar perdas como produção excessiva e o acúmulo de estoque, além de automatizar o processo de reposição de peças e melhorar a eficiência das entregas. 

O sistema se tornou capaz de mostrar dados importantes, como quantidade a ser produzida e informações sobre o fornecedor, conseguindo deixar a comunicação mais rápida e eficiente com os fornecedores, automatizando o processo de reposição de peças, através de uma sinalização eletrônica. 

Em 2004, David J. Anderson, um especialista em metodologias ágeis, decidiu trabalhar com os estudos que já existiam da temática para trazer melhorias do processo Kanban, criando assim o sistema que conhecemos atualmente. 

Além de todas as vantagens conhecidas, como facilitar o controle do estoque de materiais, para gerar uma bom relacionamento entre o almoxarifado e linha produtiva, o Kanban também trouxe novas tecnologias, como o “tech time” – frequência de atendimento da produção para atender os pedidos de venda. 

O Que é Kanban e Como Ele Funciona?

Mas o que é o Kanban? Também conhecido como um sistema de produção visual de gestão de trabalho, que define as etapas que serão desenvolvidas em um determinado setor. Com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho e mostrar como está o andamento das tarefas, ele é dividido em partes:

• Sistema visual: em um quadro, os responsáveis pelo sistema vão distribuir as tarefas em  colunas. Essa divisão poderá separar as demandas entre status ou segmentos.  
• Cartões: descrevem como será o trabalho desenvolvido, indo desde o início até o atendimento do fornecedor. O que antes era feito através de um sistema manual, evoluiu para algo eletrônico, com cartões que contém informações importantes dos produtos, onde eles serão entregues, por exemplo. 

Com a influência de outros países, o sistema que nasceu no chão de fábrica, evoluiu com a globalização e passou a ser usado em outros tipos de empresas além da automotiva.

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Principais Etapas do Método Kanban

Para que o trabalho não seja procrastinado, essa metodologia ágil é dividida em principais pilares: trabalhos padronizados, melhoria contínua e programação.

• Trabalhos padronizados: referem-se à padronização das atividades e dos trabalhos realizados. Isso significa que todas as tarefas devem ser executadas de maneira consistente e uniforme para garantir a qualidade do produto.
• Melhoria contínua: ou Kaizen, é o princípio de sempre buscar aprimorar os processos, mesmo que seja de forma incremental. A ideia é fazer pequenas melhorias constantes que, ao longo do tempo, resultam em grandes avanços.
• Programação: o terceiro princípio está relacionado ao balanceamento da capacidade de produção. Isso significa que a produção deve ser ajustada para evitar sobrecarga em qualquer parte do processo, garantindo que todos os recursos sejam utilizados de maneira eficiente.

Dentro do Kanban ainda existe um conceito importante onde as entregas são feitas no momento necessário. Conhecido como Just in Time (JIT), significa que os materiais e os produtos serão entregues exatamente quando são necessários no processo de produção, evitando o acúmulo de estoque e reduzindo custos.

Como Funciona o Kanban e Para Que Serve?

O sistema puxado é um princípio fundamental do Kanban, onde a produção é iniciada com base na demanda real dos clientes, em vez de previsões de vendas. Isso significa que a produção só ocorre quando há um pedido, evitando a superprodução e o acúmulo de estoque.

Utilizando referências visuais ou digitais, o sistema serve para facilitar a visualização das tarefas e fluxos de trabalho, fazendo com que a comunicação entre os funcionários seja mais ágil e assertiva. 

Quando todos sabem o que cada um vai fazer e em quanto tempo, os processos são mais objetivos, os gastos são diminuídos e o estoque não fica parado. Para auxiliar os trabalhadores, para que saibam como anda a produção dos serviços ou produtos, os status do Kanban são três: tarefas que devem ser feitas, tarefas sendo desenvolvidas e tarefas concluídas.     

Principais Vantagens do Método Kanban

Além de todas as vantagens que já citamos anteriormente, listamos outras que também são importantes quando falamos desse sistema:

• Qualidade melhor do produto: o sistema ágil melhora a qualidade do produto ao garantir que todas as tarefas sejam executadas de maneira consistente e uniforme, o que resulta em produtos de alta qualidade.
• Reduz custos de produção: o Kanban reduz os custos de produção ao evitar a superprodução e o acúmulo de estoque, o que diminui os gastos desnecessários.
• Reduz custos de estocagem: minimiza os custos de estocagem ao garantir que os materiais e produtos sejam entregues exatamente quando são necessários, evitando o acúmulo de estoque.
• Reduz custos de retrabalho: a implementação do Kanban reduz os custos de retrabalho ao identificar e corrigir problemas de qualidade durante o processo de produção, evitando a necessidade de refazer produtos.
• Prazo de entrega menor: o sistema ágil permite que os prazos de entrega sejam menores ao otimizar o fluxo de produção e garantir que os produtos sejam fabricados e entregues de maneira eficiente.
• Empresa se torna mais enxuta: ao adotar o Kanban no dia a dia da empresa, ela se torna mais enxuta ao eliminar processos desnecessários e melhorar a eficiência operacional.
• Redução de mão de obra e de material: o sistema consegue reduzir a necessidade de mão de obra de material ao automatizar processos e melhorar a comunicação com os fornecedores, resultando na diminuição de compra de materiais e em uma produção mais eficiente.

Onde o Kanban Pode Ser Aplicado?

O Kanban, que nasceu no chão de fábrica da Toyota, evoluiu e hoje pode ser aplicado em diversas áreas das empresas, incluindo departamentos administrativos e toda a cadeia de suprimentos, além das indústrias de consumo, de máquinas e equipamentos, de equipamentos médicos e de eletroeletrônicos. Também pode ser usado por empresas e indústrias de tecnologia, além de diferentes tipos de ambientes corporativos. 

Métodos Ágeis Além do Kanban: Scrum, Lean e Smart

Além do Kanban, no mercado existem outros três tipos principais de métodos ágeis, o scrum, lean e smart. 

• Scrum: usado em processos que precisam ser terminados em prazos curtos, ele cria ciclos, também conhecidos como sprints. São nesses intervalos de tempos pré determinados que as tarefas de uma área devem ser entregues. Assim que um sprint acaba, acontece uma revisão das entregas, antes de começar o próximo o sprint. 
• Lean: muito popular entre as startups, esse método é indicado para empresas que precisam fazer projetos mais reduzidos e objetivos. Nele devem ser eliminados os desperdícios de tempo, dinheiro, e a divulgação da informação deve ser melhor.
• Smart: essa alternativa de método ágil é indicada para objetivos mais realistas e tangíveis dentro da companhia. 

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