Implementação de ERP: problemas comuns e como solucioná-los

A implementação de ERP é um projeto complexo, pois envolve todas as áreas da empresa e, inevitavelmente, traz impactos para o negócio. A longo prazo, os impactos são positivos, pois o ERP integra dados e processos, trazendo oportunidades de inovação e aumentando a eficiência. Porém, durante a implementação do ERP, podem ocorrer problemas que afetam não só a operação, como aumentam o prazo e o custo do projeto.

“Existe uma ideia no mercado de que a implementação de ERP é sempre cara, leva muito tempo e traz pouca efetividade. Isso acontece porque é comum, em certos fornecedores, haver problemas na virada do sistema, que, de fato, é um momento crítico. Quando isso acontece, a empresa fica sem produzir, sem faturar, é um problema realmente. Mas é possível antever e mitigar os riscos”, diz Thiago Queirós, gestor das áreas de Projetos, Consultoria e Experiência da Vockan Consulting, representante exclusiva da QAD no Brasil.

Principais erros na implementação de ERP

A seguir, conheça os principais erros na implementação de ERP e saiba como evitá-los.

1. Falta de alinhamento com o negócio

A escolha do sistema de gestão deve ser alinhada à estratégia. Segundo estudo do Gartner de 2022, 70% das estratégias de ERP não estão alinhadas às estratégias do negócio. Assim, se o objetivo é melhorar os processos de qualidade, por exemplo, não faz sentido investir em um sistema cujo ponto forte são as vendas.

Da mesma forma, se o sistema escolhido precisa ser excessivamente customizado para atender às necessidades da empresa, provavelmente ele não é a melhor escolha. Ou, então, a empresa está muito apegada aos seus processos anteriores e com dificuldade de se abrir para as inovações que um sistema de gestão avançado pode trazer.

Dicas

• Escolha soluções homologadas nas melhores práticas setoriais.
• Escolha parceiros especialistas em seu setor de atuação.
• Promova o engajamento da equipe durante o projeto e após a implementação.

2. Recursos indisponíveis

É comum que as empresas queiram deixar o projeto de implementação de ERP a cargo da equipe de TI, no entanto, todas as áreas de negócio devem participar, pois todos vão utilizar o sistema no dia a dia. Portanto, é necessário um representante de cada área da empresa, mas não só: essa pessoa precisa ter vasta experiência na operação e, além disso, tempo disponível para se dedicar ao projeto e autonomia para tomar decisões.

“Em geral, as empresas não querem dispor dos profissionais que consideram indispensáveis na operação, mas é preciso, pois as pessoas que se dedicam ao projeto de implementação de ERP estão decidindo o futuro da empresa. Tem que ser os melhores”, afirma Queirós.

Dicas

• Ter equipes dedicadas.
• Proteger o tempo do time de projeto.
• Ter pessoas com experiência industrial.
• Ter pessoas com autonomia e senso de propriedade (ownership).
• Manter os recursos disponíveis onde e quando requisitados.

3. Governança

A governança do projeto é o uso de ferramentas de gestão para garantir que seja implementado de acordo com o objetivo. Alguns problemas comuns de governança são: falta de visibilidade e comunicação, desvio de escopo e controle precário de tempo e custos, cronogramas que não refletem a realidade, tracking e suporte inadequados para pontos de alta criticidade, como revisão e carga de dados, teste e validação.

É a falta de governança que faz com que os projetos de implementação de ERP sejam estendidos e custem de 3 a 4 vezes mais do que o originalmente orçado, segundo estudo do Gartner de 2022.

Dicas

• Projeto com governança ativa e estruturada.
• Invista tempo no planejamento.
• Desenvolva uma matriz de responsabilidades.
• Faça o mapeamento e um plano de mitigação de riscos.
• Acompanhe os fatores críticos para o sucesso.
• Tenha um plano de gestão de mudanças organizacionais, pois elas podem ocorrer, como saída de colaboradores do projeto ou a fusão com outra empresa.

Diferenciais da Vockan e do ERP QAD

A governança é o diferencial da Vockan nos projetos de implementação do ERP QAD. O método de trabalho estruturado evita surpresas com custos e prazos e alinha a comunicação e as expectativas do projeto. Isso se dá devido à profunda experiência de implementação na indústria e aos processos rigorosos e contínuos de treinamentos e certificação.

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