Boas práticas para Implementar um Sistema ERP com Sucesso

A implementação de ERP aprimora a gestão das empresas, pois integra dados, otimiza processos, aumenta a eficiência e reduz custos. Implementar um sistema ERP com sucesso significa revolucionar a administração de um negócio. No entanto, costuma ser um momento crítico para as empresas, pois é complexo, exige dedicação e causa muitos impactos se paralisar a operação. Por isso, contar com bons parceiros para a implementação de ERP é fundamental. Eles vão agregar o planejamento, a coordenação e a colaboração necessárias para que a implementação aconteça dentro do prazo e dos custos esperados. 

A Vockan é especialista na implementação do ERP QAD na indústria e é representante exclusiva da QAD no Brasil. A implementação de ERP da Vockan segue etapas estratégicas para garantir que a adoção e a utilização do sistema de gestão serão bem-sucedidas. 

A seguir, saiba mais sobre como implementar um sistema ERP com sucesso e garantir uma transição suave. Não importa o tamanho da sua empresa, este guia é adequado para todos que desejam maximizar o potencial de um sistema ERP. É hora de tornar sua empresa mais eficiente e competitiva com um ERP de ponta.

Planejamento e Preparação para a Implementação de ERP

Para começar, a implementação de ERP requer planejamento e preparação cuidadosos. Isso faz com que ela aconteça de forma mais rápida e eficaz. É preciso considerar os objetivos do projeto de implementação de ERP, que podem variar de acordo com a empresa. Redução de custos, controle de qualidade e aumento de receita são alguns exemplos do que as empresas buscam ao adotar um sistema ERP. 

Comece com um cronograma sólido que abrange toda a duração do projeto, com marcos definidos e listas de tarefas. Estabeleça metas mensuráveis para cada etapa, que podem ser revistas periodicamente. Em cada etapa, revise os marcos, resultados e compromissos. Relate o progresso, registrando desafios ou problemas. Isso possibilita um ciclo de melhoria contínua.

A governança também é fundamental, com um plano para medir as etapas dentro do prazo, garantir que o projeto esteja dentro do orçamento e acompanhar indicadores como metas de longo prazo para o ROI geral, taxas de utilização, taxas de conversão, metas de projeção de margem de lucro, entre outros. Este é o seu planejamento para o sucesso a longo prazo.

A Vockan atua diretamente na governança do projeto, fazendo o planejamento e a gestão das atividades: desde a elaboração do cronograma e a organização dos processos de trabalho, carga de dados, testes, validações, alocações de recursos, até a gestão de riscos, relatórios de acompanhamento e monitoramento de indicadores como qualidade, custos e prazos. 

Melhores Práticas de Implementação de ERP

A implementação do ERP começa com uma análise completa dos processos e requisitos da operação. Esta etapa envolve determinar o escopo da implementação, identificar áreas de melhoria e definir metas e objetivos específicos. Então, é hora de escolher o ERP mais adequado ao seu negócio, de acordo com seu segmento de atuação. 

Veja aqui dicas para escolher o melhor ERP para indústria. A Vockan e a QAD são especializadas nos seguintes segmentos: automotivo, alimentos e bebidas, bens de consumo, ciências da vida, industrial, eletrônicos e alta tecnologia. O software da QAD distribuído no Brasil pela Vockan possui mapas de processos integrados adaptados às principais práticas recomendadas da indústria de manufatura.

O processo de implementação inclui a configuração do software ERP de acordo com os processos de negócios da empresa, a migração de dados dos sistemas existentes, a realização de testes e o treinamento dos funcionários sobre como usar o novo sistema de maneira eficaz. Uma vez implementado com sucesso o sistema ERP, o suporte e a manutenção contínuos são fundamentais para garantir o seu bom funcionamento e resolver os problemas que possam surgir.

Solução de Problemas Comuns Durante a Implementação de ERP

Alguns problemas comuns durante a implementação de ERP são:

• Recursos indisponíveis: principalmente humanos, que encaram o projeto como uma tarefa extra e não enxergam o potencial estratégico de desenvolvimento.
• Falta de alinhamento do software escolhido com o negócio: não se deixe levar apenas pela propaganda, avalie aspectos técnicos do sistema e considere as necessidades da sua empresa. Um software aderente ao seu setor de atuação diminui a necessidade de customizações. Geralmente, são elas que encarecem um projeto de ERP.
• Governança e gestão do projeto: a falta de organização leva a atrasos no cronograma, descontrole de custos, dificuldades de comunicação e entraves no projeto. Uma boa governança é essencial para lidar com esses desafios. 

Por ser de alta complexidade e envolver todas as áreas da empresa, há o senso comum de que a implementação de ERP sempre terá problemas. Mas não precisa ser assim, desde que haja ações de mapeamento e mitigação de riscos, assim como pessoas capacitadas, com autonomia e disponibilidade para se dedicar ao projeto. Leia mais sobre problemas comuns na implementação de ERP e como solucioná-los.

“Para a equipe do cliente, é um desafio conciliar as atividades do dia a dia com a demanda da implementação de ERP. Mas é importante que a alta liderança da empresa entenda a importância deste momento para o futuro do negócio e engaje seus melhores profissionais de cada área para trabalhar junto com a equipe de implementação”, diz Thiago Queirós, gestor das áreas de Projetos, Consultoria e Experiência da Vockan.

Passo a Passo: Implementando um ERP em sua Empresa

A implementação de ERP precisa seguir um passo a passo para que o projeto seja implementado com sucesso e, mais do que isso, para que haja uma transição suave. 

1. Engajamento

Durante a primeira etapa, a Vockan ajuda o cliente a definir expectativas, entende suas necessidades, define um escopo de trabalho e identifica prazos, custos e recursos. As equipes então se comprometem e se engajam no trabalho, o que é fundamental para o bom andamento e para a conclusão dentro das expectativas.

2. Planejamento

Esta etapa é fundamental, pois é quando é elaborado um plano com metas, lista de tarefas, responsáveis, marcos e resultados. São estabelecidos acordos e são considerados os processos relevantes em torno da governança do projeto, controle de alterações, gestão de riscos e problemas. 

3. Projeto

Neste momento, são analisados os processos de negócios, ou seja, até que ponto a empresa segue processos padrão do setor. Em alguns casos, as empresas podem ter processos diferentes dos padrões da indústria ou podem estar faltando alguns deles. O ERP QAD pode preencher essas lacunas, o que envolve configurações alternativas de processos ou projetos de extensão.

A Vockan também coleta requisitos específicos do cliente para serviços subsidiários, como interface, EDI, faturamento eletrônico etc. Em seguida, o software é configurado para atender aos requisitos específicos do cliente. Aqui, também são identificadas as estruturas de dados, problemas de limpeza desses dados e migração. Os dados estáticos são carregados no sistema.

4. Testes

Os testes são conduzidos pela Vockan com a equipe do cliente para identificar e resolver erros. É feita uma análise completa de cada processo para registrar qualquer coisa que não funcione, além de ser elaborada uma resolução. Os testes são repetidos, para conferir eventual necessidade de ajuste nas extensões do programa. 

Em geral, neste momento, as empresas repensam a forma como as suas operações se alinham ao ERP e podem fazer alterações operacionais. Em seguida, vem o teste de aceitação do usuário, que leva à transferência de dados e à entrada em operação. Mais ajustes e correções podem ser feitos.

5. Implantação

Com o teste de aceitação do usuário concluído, a equipe planeja a transferência de dados e a entrada em operação. A Vockan elabora um plano detalhado para parar o sistema antigo (de preferência numa sexta-feira) e iniciar o novo sistema (de preferência numa segunda-feira), com um curto período de inatividade durante o fim de semana, quando os dados dinâmicos são cortados e carregados. Os dados estáticos já foram movidos e carregados diversas vezes antes desta etapa.

Na entrada em operação, a Vockan institui um período de atendimento e suporte ao cliente altamente focado, conhecido como “hipercuidado”. A equipe do projeto transfere as operações do ERP QAD para a equipe de suporte e trabalha para resolver problemas que surgirem. Depois disso, vem o suporte regular, com o sistema totalmente entregue ao cliente.

A implementação de ERP também ocorre em empresas globais com múltiplas fábricas. Nesse caso, é criado um modelo central com um piloto em uma das plantas, seguido por um cronograma em que essas etapas são repetidas em ondas nas outras plantas.

Após o término do período de hipercuidado, a Vockan realiza uma extensa revisão pós-projeto, para identificar lições aprendidas, destacar os sucessos e quantificar as metas alcançadas. A equipe administra um check-in amplo com o cliente para garantir que os benefícios comerciais estejam sendo alcançados.

Checklist: O que Considerar Antes de Implementar um ERP

Um ponto de partida para o plano de implementação de ERP deve ser um conjunto de diretrizes sobre como criar uma equipe que seja representativa da organização, envolvendo todas as áreas e departamentos, para que tragam contribuições desde o início. Essa equipe deve ter tempo para se dedicar ao projeto e autonomia para tomar decisões sobre processos de trabalho. 

É importante levar em conta a aderência do ERP ao seu negócio, para diminuir as customizações que aumentam o prazo e o custo do projeto. Durante a implementação, esteja preparado para rever seus processos e procedimentos. Afinal, este é o objetivo do sistema integrado de gestão: otimização, automação e aumento de eficiência. Não tema as mudanças, elas vão colocar sua empresa no universo da indústria 4.0.  

Preparação para Implementação: Um Roteiro para Sucesso

A implementação de ERP realmente funciona melhor quando clientes e fornecedores de soluções são abertos e transparentes uns com os outros. As equipes precisam ver a implementação bem-sucedida do ERP como uma jornada e uma parceria entre iguais. Ao seguir as etapas do processo de implementação, os clientes obtêm um modelo eficaz e escalonável para a transformação digital.

Os serviços de consultoria e transformação da Vockan são capazes de orientar os clientes durante o processo de implementação e fornecer liderança inovadora para uma transformação digital rápida, ágil e eficaz.

Planejamento e Execução: Melhores Práticas na Implementação de ERP

Quase todas as empresas de qualquer porte podem se beneficiar de uma solução ERP flexível, que fornece melhor controle sobre as principais áreas de negócios. Porém, montar esse projeto pode ser assustador. Há muito planejamento necessário para que os processos de implementação sejam bem-sucedidos e, por vezes, pode ser difícil manter isso em perspectiva.

Para ajudá-lo a manter tudo sob controle, três aspectos principais devem ser considerados para que o seu plano de implementação tenha sucesso: o projeto em si, os KPIs mensuráveis ​​durante e após a implementação e os benefícios que são fáceis de perceber, mas difíceis de quantificar. Conte com a Vockan para apoiá-lo nesta jornada.

ERP na Nuvem X ERP Local: Prós e Contras

Ao escolher seu ERP, é necessário escolher entre uma solução na nuvem, o Cloud ERP, ou o ERP local, também conhecido como on premise, em que os processos e dados são armazenados e gerenciados na infraestrutura tecnológica da própria empresa.

O ERP na nuvem é a solução mais moderna e tem sido cada vez mais utilizada, pois apresenta vantagens importantes, como acesso remoto, escalabilidade, conectividade, informação em tempo real, tudo sem abrir mão da segurança das informações e da disponibilidade do sistema. Conheça todas as vantagens do ERP na nuvem da QAD fornecido pela Vockan.  

Com tudo isso em mente, fica mais fácil escolher a melhor solução ERP e alcançar os objetivos do seu negócio. Fale com os especialistas da Vockan para elevar o nível da sua indústria em poucas semanas!