Backoffice: o que é e como pode te ajudar?

Dentro de uma empresa é comum encontrar várias áreas que são coordenadas por profissionais de formações mais diversas. O setor de vendas por muitos anos tem se mostrado como a área de maior destaque para os consumidores e dos donos da empresa. Mesmo que esse setor seja importante, ele não é o único e muito menos o ponto final do relacionamento do cliente com a empresa. 

Depois que a venda é feita, o setor de pós-venda fica em alerta para ver se ocorreu tudo bem com a entrega e o setor de logística vai começar a trabalhar. Internamente, o setor financeiro vai processar a venda e distribuir os valores devidos ao vendedor que fez a transação.

Com tantos setores na empresa, quando eles não conversarem de forma rápida e precisa, o capital da companhia é perdido e a confusão toma conta. Para que isso não aconteça, um setor, pouco conhecido pelos clientes, começa a trabalhar para gerenciar as atividades administrativas e operacionais: o backoffice.  

O que é Backoffice?

O backoffice refere-se a uma parte da empresa que lida com atividades administrativas e operacionais, não necessariamente ligadas diretamente ao cliente. Ele envolve o controle, principalmente, dos setores financeiro, contábil, logístico, de marketing e de recursos humanos. No pós-venda, por exemplo, o backoffice é responsável por gerenciar contas a receber, controle de estoque, contabilização de receita e outras necessidades operacionais.

Além disso, o backoffice desempenha um papel crucial na geração de relatórios financeiros, controle de estoque e utilização de tecnologia para fornecer dados importantes que ajudam na tomada de decisões mais assertivas, e a tecnologia pode ajudar nessa área. O sistema de ERP, por exemplo, permite que as empresas tenham informações instantâneas e precisas, facilitando a gestão e a eficiência operacional.

O que significa a sigla Backoffice? 

Se traduzirmos literalmente backoffice, em português a palavra significa “por trás do escritório”. Entretanto, essa tradução não faz sentido para explicar o que essa palavra tem de significado ou importância para a empresa.

Por isso, a melhor tradução para a palavra, levando em conta o que o setor realmente faz, é “retaguarda” ou “apoio administrativo”. Porque mesmo que o setor não cuide de atividades administrativas e operacionais que estão diretamente ligadas ao cliente, ele atua em atividades essenciais para o bom funcionamento da empresa.

Quais são as funções do Backoffice?

Como já dito anteriormente, a área de backoffice desempenha várias funções essenciais dentro de uma empresa, entre elas:

• Controle financeiro e contábil: gerenciamento de contas a receber, controle de estoque, contabilização de receita e geração de relatórios financeiros;
• Logística: controle de estoque e necessidades logísticas, garantindo que os produtos estejam disponíveis e que o estoque seja reposto conforme necessário;
• Marketing e recursos humanos: suporte para as áreas de marketing e RH, ajudando na gestão de campanhas e na administração de pessoal;
• Tecnologia: utilização de sistemas tecnológicos, como ERP, para fornecer dados importantes que ajudam na tomada de decisões mais assertivas e na eficiência operacional.

Principais vantagens da área

A área de backoffice oferece várias vantagens importantes para uma empresa, entre as principais podemos citar:

• Prevenção de erros repetidos: o backoffice permite a visualização de dados comparativos, ajudando a identificar e evitar a repetição de erros. Isso é crucial para melhorar processos e evitar problemas recorrentes;
• Eficiência operacional: com o uso de tecnologia, o backoffice pode fornecer dados precisos e instantâneos, facilitando a gestão e a eficiência operacional, isso inclui controle de estoque, geração de relatórios financeiros e análise de dados;
• Economia de custos: pode ajudar a empresa a economizar dinheiro ao identificar ineficiências operacionais, financeiras e logísticas. Por exemplo, um controle eficiente de estoque pode evitar custos com mercadorias paradas;
• Melhoria na tomada de decisões: através de relatórios e indicadores que fornecem informações ricas e detalhadas, o backoffice permite que a empresa tome decisões mais assertivas e informadas;
• Integração entre as áreas: por oferecer suporte para áreas como finanças, contabilidade, logística, marketing e recursos humanos, o backoffice garante que todas as operações da empresa sejam bem gerenciadas e integradas.

O que faz um profissional de backoffice?

Um profissional de backoffice desempenha várias funções dentro de uma empresa, como falamos anteriormente, mas qual é a principal e mais importante função? O desenvolvimento de relatórios diários. Eles são essenciais para o controle e a análise das operações da empresa. 

Para você entender a importância vamos dar um exemplo. Os relatórios financeiros diários, como o de contas a receber e a pagar, ajudam a monitorar o fluxo de caixa e a identificar possíveis problemas de inadimplência ou de gestão de crédito. 

Quando falamos sobre tamanho da equipe de backoffice, ele pode variar bastante, dependendo do segmento e do tipo de empresa. Em empresas menores, uma única pessoa responsável pelo backoffice pode ser suficiente, especialmente se contar com o apoio de outras áreas operacionais, financeiras e logísticas. 

No entanto, em empresas maiores, pode ser necessário ter uma equipe mais robusta, com profissionais dedicados a diferentes áreas, como finanças, logística e tecnologia.

Empresas que não têm backoffice: o que acontece?

Quando uma empresa não possui uma área de backoffice, ela pode enfrentar várias dificuldades e ineficiências operacionais, entre elas: perda de dinheiro e falta de controle de estoque – que pode resultar em mercadorias paradas, gerando custos adicionais para a empresa. 

Além disso, a ausência de um backoffice pode levar a problemas com inadimplência e fluxo de caixa, pois não há um controle adequado das contas a receber e a pagar. Outro problema  é a falta de visibilidade sobre os gargalos operacionais e financeiros. 

Sem um backoffice, a empresa não consegue identificar onde estão os problemas e, consequentemente, não pode tomar medidas corretivas para melhorar a eficiência. Isso pode resultar em prejuízos invisíveis que não são facilmente detectáveis pelos profissionais da empresa.

Em resumo, a ausência de uma área de backoffice pode levar a uma desorganização geral, perda de dinheiro e ineficiências que afetam negativamente o desempenho da empresa.

Quais empresas devem ter esse serviço?

Todas as empresas, independentemente do setor, podem se beneficiar ao ter uma área de backoffice, isso inclui empresas de serviços, manufatura, revenda de produtos, entre outras.

Empresas de manufatura, por exemplo, se beneficiam significativamente do backoffice devido ao grande volume de operações e à necessidade de controle rigoroso de estoque e produção. 

No entanto, mesmo empresas menores ou de outros setores podem ganhar muito com a implementação de um backoffice, pois ele ajuda a evitar desperdícios, melhorar o controle financeiro e aumentar a eficiência geral.

Quais são as principais empresas que têm esse serviço?

As principais empresas, que geralmente possuem uma área de backoffice, são aquelas que lidam com um grande volume de operações e necessitam de um controle rigoroso de suas atividades administrativas e operacionais, entre elas:

• Indústrias: empresas que fabricam produtos e insumos, pois geram muitas operações internas e precisam de um controle eficiente de estoque, produção e logística;
• Empresas de manufatura: negócios que produzem bens em larga escala e necessitam de uma gestão detalhada de suas operações para garantir eficiência e reduzir custos;
• Empresas de serviços: organizações que oferecem serviços e precisam gerenciar suas operações internas, como controle financeiro e de recursos humanos.

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